Les nouveautés de Gongin

Le menu Juridique > Procédures suit une procédure disciplinaire, un licenciement pour motif personnel, une rupture conventionnelle ou une rupture de la période d’essai.

• Calendrier calculé en jours ouvrables avec les jours fériés du site : entretien au plus tôt, notification, préavis, délai de rétractation, homologation.
• Alertes : étape trop tôt, sanction plus d’un mois après l’entretien, faits connus depuis plus de deux mois.
• Courriers préparés à partir de vos modèles, dates de la procédure reprises.
• Délais allongés par votre convention dans Paramétrage juridique.

Droits à demander : consulter ou mener les procédures RH.

Dans Égalité femmes-hommes, une nouvelle analyse décompose l’écart de salaire entre les femmes et les hommes en une part expliquée par les facteurs que vous choisissez (poste, classification, ancienneté, site, pesée…) et une part inexpliquée, à justifier ou corriger.

• Intervalle de confiance et coût annuel de correction.
• Liste des salariés payés nettement sous le salaire prédit, à examiner.

Dans le paramétrage de la rémunération, choisissez les rubriques du relevé de rémunération globale, leur ordre et leur libellé.

• Nouvelles rubriques d’information : rémunération variable (cible et réalisé) et actionnariat salarié (valeur des droits).
• Le total ne reprend que les rubriques chiffrées affichées.

Le menu Actionnariat salarié gère vos plans de BSPCE, d’options et d’actions gratuites :

• Plans : réserve d’actions, prix d’exercice, acquisition avec cliff et rythme, accélération, règle au départ, validité.
• Attributions et exercices, avec les droits acquis calculés chaque jour.
• Table de capitalisation, coût IFRS 2, simulation de sortie et registre exportable.
• Chaque salarié retrouve ses droits, leur calendrier et leur valeur dans Ma rémunération.

Dans une campagne de révision en préparation, la section Règles avancées complète la matrice :

• Garde-fous qui avertissent ou bloquent une proposition : plafond d’augmentation, écart à la recommandation, dépassement du maximum de la bande ou de l’enveloppe, prime trop élevée.
• Matrices par population : une recommandation propre aux cadres, aux commerciaux ou à toute population.
• Éligibilité : ancienneté minimale, date d’entrée limite, populations exclues de la campagne.

Le menu Dossier NAO prépare la négociation annuelle sur les salaires d’une société : effectif, masse salariale, salaires moyens et médians, part des salariés augmentés et hausse moyenne, au total, par sexe et par catégorie, sur plusieurs années.

• Exportez le dossier en Excel ou en CSV.
• Les moyennes ne sont jamais données pour moins de 5 personnes.

Le menu Données de marché accueille vos enquêtes de rémunération : importez le fichier de votre fournisseur, choisissez le percentile visé par votre politique et le vieillissement annuel des données.

• Rapprochez chaque emploi de l’enquête d’un poste de Gongin ; des correspondances évidentes vous sont proposées.
• Comparez vos grilles et les salaires de votre périmètre au marché : écart du médian de grille, ratio au marché, salariés sous le premier quartile.
• Créez en un clic une nouvelle version de grille revalorisée sur le marché, à relire puis publier depuis l’écran des grilles.

Le menu Rémunération variable décrit vos plans de primes : cible en pourcentage du salaire ou en montant, critères pondérés individuels ou collectifs, barème par paliers avec accélérateurs, seuil de déclenchement et plafond.

• Attribuez un plan à une population pour une période, fixez les objectifs et simulez le coût avant de vous engager.
• Les managers saisissent les atteintes dans Atteintes à saisir ; une autre personne les valide et le montant est alors figé.
• Les primes validées se versent en élément de rémunération, et chaque salarié suit sa cible et sa prime dans Ma rémunération.

Dans Paramétrage de la rémunération, la section Avantages décrit la mutuelle, la prévoyance, les titres-restaurant ou la mobilité, avec leur coût pour l’entreprise et la part du salarié.

• Depuis la fiche de rémunération d’un salarié, téléchargez son relevé de rémunération globale d’une année : salaire, primes, avantages et cotisations patronales estimées.
• Mettez les relevés à disposition : chaque salarié télécharge alors le sien dans Ma rémunération.

Dans Congés > Gestion des absences, la section Reprise des soldes par fichier reprend les soldes de tous les salariés de votre périmètre en une fois, à partir d’un fichier CSV (modèle à télécharger).

• Simulez d’abord : le rapport indique chaque ligne reprise ou en erreur, sans rien écrire.
• Une ligne en erreur annule tout le fichier : corrigez puis redéposez.

Droit nécessaire : reprendre et ajuster les soldes.

Le menu Congés > Provisions de congés calcule, pour une société et une date d’arrêté, les jours de congés payés acquis et non pris et leur valeur au salaire de base, charges comprises, avec un export CSV pour la comptabilité.

Les montants ne s’affichent que pour les salariés dont vous voyez la rémunération. Droit nécessaire : consulter les provisions de congés, à demander à votre administrateur.

Dans Mes absences, le bouton Modifier d’une demande en attente ou d’une absence validée à venir permet d’en changer les dates.

• En attente : la demande est remplacée par la nouvelle version.
• Déjà validée : la nouvelle version repasse par la validation ; l’absence validée reste en place jusque-là, puis elle est remplacée et son solde restitué.

Les salariés déclarent leurs heures chaque semaine dans Mes absences, section Mes feuilles de temps ; un forfait en jours déclare ses jours travaillés.

• Calcul : heures supplémentaires au-delà de 35 h avec leurs majorations (25 % puis 50 % par défaut), heures complémentaires du temps partiel (10 % puis 25 %), selon les règles de votre accord.
• Validation : le manager valide dans Absences à valider, section Feuilles de temps.
• Paiement ou repos : les heures payées partent à la clôture de paie (une ligne par taux) ; les heures récupérées sont créditées en heures sur le compteur de repos.
• Régler : Paramétrage des congés, section Temps de travail.

Le télétravail se pose comme une absence, dans Mes absences, avec le type Télétravail de votre entreprise.

• Charte : la charte du télétravail s’affiche au salarié avec ses jours posés cette semaine et ce mois.
• Quotas : un nombre de jours par semaine et par mois, propre à une population si besoin, et des jours de la semaine sans télétravail ; une demande qui les dépasse est refusée avec le motif.
• Paie : les jours de télétravail validés partent à la clôture de paie sous les codes de l’indemnité de télétravail et des titres-restaurant.
• Régler : tout se règle dans Paramétrage des congés, rubrique Télétravail.

Un salarié peut donner des jours de repos à un collègue de sa société qui en a besoin (enfant gravement malade, proche aidant, décès d’un enfant).

• Appel au don : les RH l’ouvrent dans Gestion des absences pour un salarié ; le motif reste connu des seules RH, le nom n’est affiché qu’avec son accord.
• Donner : dans Mes absences, choisissez l’appel, le compteur et le nombre de jours ; seuls les congés payés au-delà de quatre semaines se donnent.
• Anonymat : le bénéficiaire voit les jours reçus, jamais le nom des donateurs.
• Régler : compteurs donnables, plafonds, motifs et validation se règlent dans Paramétrage des congés.

Le compte épargne-temps (CET) se gère dans Gongin, selon les règles de votre accord.

• Alimenter : dans Mes absences, versez des jours de congés, de RTT ou d’autres compteurs ouverts par l’accord, dans les plafonds et à la période prévus.
• Utiliser : les jours du CET se posent comme un congé, ou se font payer si l’accord le permet ; ils partent alors en paie avec les absences.
• Valider : les RH valident ou refusent les demandes dans Gestion des absences ; les jours ne bougent qu’à la validation.
• Régler : le compteur, les sources, les plafonds et le paiement se règlent dans Paramétrage des congés.

Les absences se décomptent selon le vrai rythme de travail de chacun.

• Cycles de travail (Paramétrage des congés) : heures de chaque jour, sur une ou plusieurs semaines qui alternent (semaine A, semaine B), pour un temps partiel sur quatre jours ou un horaire décalé.
• Affectation : dans Gestion des absences, un cycle s’affecte à un salarié à partir d’une date ; une règle par population peut aussi en donner un.
• Décompte : une absence en heures compte les heures prévues chaque jour ; un congé commence au premier jour où le salarié aurait travaillé.

Les règles de prise de chaque type d’absence se règlent dans Paramétrage des congés.

• Conditions de prise : délai de prévenance, durée minimale et maximale, ancienneté, contrats ouverts, types qui ne s’accolent pas ; la demande affiche ce qui bloque avant l’envoi.
• Événements familiaux : un barème par type (mariage, naissance, décès...), avec des jours propres à une population pour suivre sa convention ; le salarié choisit l’événement dans sa demande.
• Congés d’ancienneté : jours selon un barème par tranches, crédités au début de la période.

Le manager prépare et rédige plus facilement ses comptes rendus.

• Pour préparer l’entretien : la fiche rappelle le poste, l’unité, l’ancienneté, le contrat, le dernier entretien et la prochaine échéance d’entretien de parcours, tirés du dossier.
• Proposer une rédaction : Gongin reformule vos notes en un texte clair, sans rien ajouter ni juger ; vous relisez, utilisez ou ignorez la proposition, et rien n’est enregistré sans vous.

Deux agents vous aident à tenir le calendrier des entretiens, sans jamais rien décider à votre place.

• Entretiens de parcours : chaque jour, Gongin propose de planifier les entretiens de parcours professionnel à faire ou en retard, en signalant les risques d’abondement correctif ; une fois accepté, l’entretien est créé et confié au manager.
• Campagne d’entretiens : Gongin propose de relancer les managers dont des entretiens sont en retard, une fois par semaine.

Les propositions arrivent dans « À valider » ; activez les agents dans Paramétrage > Agents.

Les objectifs fixés avec votre manager se suivent maintenant dans Gongin.

• Objectifs : intitulé, indicateur, cible, échéance et poids ; objectifs individuels et objectifs collectifs d’une unité.
• Points d’étape : le manager comme le salarié notent l’avancement et un commentaire.
• D’un entretien à l’autre : les objectifs écrits dans le compte rendu deviennent des objectifs suivis et se retrouvent au prochain entretien.
• Clôture : le constat (atteint, en partie, non atteint) est toujours saisi par une personne ; Gongin ne calcule aucune note.

Les entretiens se mènent maintenant dans Gongin, de la campagne à la signature.

• Campagnes : choisissez le modèle, la population et l’échéance ; Gongin crée un entretien par salarié, conduit par son manager, et prévient chacun.
• Mes entretiens : le salarié prépare son entretien, le manager prépare puis rédige le compte rendu ; chacun ne voit les réponses de l’autre qu’au bon moment.
• Signature en ligne : le salarié relit, ajoute un commentaire s’il le souhaite et signe ; le compte rendu est figé et archivé en PDF dans ses documents.
• Suivi : avancement par étape et par manager, relances automatiques avant l’échéance.

Concevez les formulaires de vos entretiens.

• Types fournis : entretien annuel, de parcours professionnel, de fin de période d'essai, de mi-parcours, de sortie, et ceux que vous créez.
• Questions : texte libre, échelle, choix, oui ou non, objectifs, souhaits de formation et de mobilité ; pour chacune, qui répond et si l'autre partie voit la réponse avant la signature.
• Versions : un modèle publié ne change plus ; une campagne garde la version qu'elle utilise.
• Modèle de départ : l'entretien de parcours professionnel est fourni, avec les informations obligatoires.

Gongin suit pour vous le calendrier légal des entretiens de parcours professionnel de chaque salarié.

• Échéances : premier entretien dans l'année de l'embauche, puis tous les 4 ans ; état des lieux tous les 8 ans (art. L. 6315-1).
• Risque d'abondement : à l'approche de l'état des lieux, les salariés pour qui il manque des entretiens sont signalés (sociétés d'au moins 50 salariés).
• Mi-carrière et fin de carrière : les entretiens à prévoir autour de 45 et 60 ans sont repérés.
• Registre : les entretiens réalisés s'enregistrent et s'exportent pour prouver le respect des obligations ; vos workflows peuvent prévenir à chaque échéance.

Deux nouveaux agents déposent leurs propositions dans « À valider » ; rien n'est fait sans votre accord.

• Préparation de documents : quand un CDD arrive à son terme ou qu'une période d'essai se termine, Gongin propose de préparer l'avenant à partir de votre modèle validé ; le document reste à compléter et à faire contrôler.
• Veille juridique : pour un article signalé par la veille, Gongin propose d'ouvrir une nouvelle version en brouillon, avec le signalement en note.

Ne ressaisissez plus la grille de votre convention collective.

• Bibliothèque Gongin : choisissez votre convention, ses classifications et leur statut sont repris dans votre structure juridique.
• Mises à jour proposées : quand la bibliothèque évolue (nouvelle classification, statut, minimum), chaque changement vous est proposé ; vous reprenez seulement ceux que vous cochez.
• Jamais écrasé : vos libellés et vos classifications propres restent tels quels.

Ne repartez pas de zéro : déposez vos contrats et courriers Word, Gongin les découpe en articles.

• Découpage : un article à chaque titre, « Article N » ou intitulé numéroté en gras ; les références du Code du travail citées sont repérées.
• Relecture : choisissez les articles, corrigez titres, rubriques et textes ; les zones à compléter sont signalées pour être remplacées par des variables.
• Brouillons : les articles sont créés en brouillon, à faire valider ; un modèle de document peut les reprendre dans l'ordre.
• Confidentialité : le fichier Word est lu puis oublié.

Gongin surveille pour vous les textes sur lesquels reposent vos articles juridiques.

• Références contrôlées : à la soumission d'un article, les articles du Code du travail cités sont lus sur Légifrance ; un article introuvable ou abrogé bloque la validation.
• Veille chaque semaine : un article cité modifié, abrogé ou renuméroté, ou un nouveau texte de vos conventions collectives, est signalé à l'équipe juridique.
• Documents prévenus : un document qui utilise un article signalé l'indique avant sa soumission.

Préparez en une fois le même document pour plusieurs salariés, et soyez prévenu à chaque étape du circuit.

• Génération en masse : un modèle, une population ou une liste de salariés de votre périmètre ; chaque document est pré-rempli et soumis au contrôle quand rien ne bloque.
• Contrôle par lot : validez puis émettez d'un coup les documents du lot, toujours par une autre personne que celle qui les a préparés.
• Alertes : vos workflows peuvent prévenir quand un document est à contrôler, renvoyé ou émis.

Préparez vos contrats, avenants et courriers à partir des modèles validés, sans ressaisie.

• Pré-remplissage : société, convention, contrat, poste, temps de travail et lieu repris du dossier du salarié ; la rémunération seulement si vous la voyez.
• Contrôles : un champ manquant, un CDD sans terme ni motif ou un salaire sous le minimum conventionnel bloquent la soumission ; les autres repères (période d'essai, temps partiel) sont signalés.
• Contrôle par une autre personne : le document soumis est validé ou renvoyé par une personne qui ne l'a pas préparé.
• Word, PDF et dossier : le document validé se télécharge en Word et en PDF, puis s'émet dans les documents du salarié ; le registre garde la trace de chaque document émis.

Vos contrats, avenants et courriers se construisent désormais à partir de modèles, eux aussi validés en double validation.

• Emplacements : fixes, conditionnels (par exemple seulement pour un CDD ou un temps partiel) ou au choix entre plusieurs articles.
• Convention collective : l'article propre à la convention du salarié l'emporte sur l'article commun.
• Aperçu : le document assemblé s'affiche selon la convention et les conditions choisies, et se télécharge en PDF.
• Papier à en-tête : logo, en-tête et mentions de pied de page par société.

Vos contrats, avenants et courriers vont s'appuyer sur des articles validés, jamais rédigés à la volée.

• Librairie d'articles : chaque article a sa rubrique, sa convention collective (ou commun) et ses versions.
• Variables : société, salarié, contrat, poste, temps de travail, rémunération, lieu, y compris vos champs personnalisés ; une variable inconnue bloque la soumission.
• Double validation : une version est validée par une autre personne que celle qui l'a rédigée, modifiée ou soumise ; elle devient la version en vigueur.
• Références légales : les articles du Code du travail cités sont mis en forme pour la veille juridique à venir.

Trois agents préparent le travail de rémunération ; vous décidez dans « À valider ».

• Contrôles de rémunération : la mise au minimum conventionnel des salariés en dessous, et les salariés que vos grilles ne positionnent pas.
• Transparence salariale : l'envoi de la réponse calculée aux demandes d'information dont l'échéance approche.
• Révision salariale : un rappel aux managers pour les salariés sans proposition qui resteraient sous le minimum ou ne sont pas revus depuis longtemps.

Aucun de ces agents ne calcule une augmentation : ce sont vos règles et vos décisions.

Vos campagnes de révision vont jusqu'au bout dans Gongin.

• Arbitrage : chaque proposition est retenue, ajustée ou écartée avec son motif, jamais par la personne qui l'a faite.
• Contrôle d'équité : l'augmentation moyenne des femmes et des hommes de chaque poste, avant la validation.
• Application : les nouveaux salaires sont enregistrés à la date d'effet et partent dans l'export de paie ; les primes s'ajoutent aux éléments de rémunération.
• Lettres : une lettre par salarié, rangée dans ses documents, avec le bilan de la campagne.

Vos campagnes de révision salariale se préparent et se pilotent dans Gongin.

• Règles : augmentation générale, pourcentage recommandé selon la position de chacun dans sa bande, tolérance.
• Enveloppes : par unité, en montant ou en pourcentage de la masse salariale, avec leur consommation en direct.
• Propositions des managers : chaque manager voit son équipe, la recommandation calculée par les règles, les rattrapages au minimum conventionnel ou au bas de la bande, et saisit ses augmentations, promotions et primes.
• Simulation : coût sur l'exercice selon la date d'effet, charges comprises, et alertes (hors règle, sous le minimum, non revu depuis longtemps, enveloppe dépassée).

Gongin calcule l'index de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes de chaque société d'au moins 50 salariés.

• Indicateurs : écart de rémunération par catégorie et tranche d'âge, écarts d'augmentations et de promotions, augmentations au retour de congé de maternité, sexe sous-représenté parmi les dix plus hautes rémunérations.
• Barème officiel : points et index sur 100, avec le niveau qui appelle des objectifs de progression ou des mesures de correction.
• Déclaration : l'index publié est figé et s'exporte en Excel pour la déclaration annuelle.

Gongin prépare le rapport sur les écarts de rémunération entre femmes et hommes que prévoit la directive européenne sur la transparence salariale.

• Indicateurs : écarts moyen et médian de rémunération et des composantes variables, part de chaque sexe qui en reçoit, répartition dans les quartiles de rémunération, écart par catégorie de valeur égale.
• Fréquence : Gongin indique pour chaque société si un rapport est attendu, selon son effectif.
• Publication : le rapport se prépare, se relit, puis se publie et ne change plus ; export Excel.
• Évaluation conjointe : une catégorie dont l'écart atteint 5 % sans motif objectif appelle une évaluation conjointe, suivie dans Gongin jusqu'à ses mesures.

Vos salariés peuvent demander des informations sur leur rémunération, comme le prévoit la directive européenne sur la transparence salariale.

• Demande d'information : depuis « Ma rémunération », le salarié demande son niveau de rémunération et les moyennes, par sexe, des salariés qui font un travail de même valeur ; Gongin calcule la réponse, une personne des RH la relit et l'envoie avant l'échéance.
• Moyennes protégées : une moyenne n'est communiquée que pour un groupe d'au moins cinq personnes.
• Critères publiés : les critères qui fixent la rémunération et sa progression, lus par chaque salarié.
• Fourchettes des postes : la fourchette de chaque poste, d'après vos grilles, à indiquer dans vos offres d'emploi.

La pesée des postes et l'égalité de rémunération entrent dans Gongin.

• Pesée des postes : chaque poste noté de 1 à 5 sur les six critères du travail de valeur égale, avec une citation de ses sources et deux justifications par note, une seconde notation à l'aveugle si besoin et les décisions datées de votre comité.
• Barème : la description des cinq degrés de chaque critère, versionnée.
• Catégories de valeur égale : des regroupements proposés par tranche de totaux, adoptés par accord ou décision de l'employeur, pour trois ans.
• Égalité femmes-hommes : le test de neutralité du barème et l'écart de rémunération par catégorie, à partir de dix personnes, avec le registre des motifs objectifs d'écart.

Vos grilles de salaires entrent dans Gongin, et chaque salarié y est positionné.

• Grilles : par point (coefficient × valeur du point) ou par montants (minimum, médian, maximum), avec leurs versions datées et des différentiels par zone géographique.
• Positionnement : la place de chacun dans sa bande, son compa-ratio et sa position parmi ses pairs (quartiles arrondis, à partir de cinq personnes).
• Minimum conventionnel : les salariés sous le minimum de leur classification sont repérés, selon leur régime, à l'euro près ; un workflow peut vous prévenir.
• Analyse des salaires réels : percentiles par bande et écart au médian de la grille.

La rémunération de chaque salarié se tient dans Gongin, datée et complète.

• Révisions de salaire : une augmentation se saisit avec sa date d'effet et son motif ; datée dans le futur, elle s'applique toute seule le jour venu et part dans les mouvements de paie.
• Éléments de rémunération : primes, variable cible, avantages en nature, primes conventionnelles, chacun avec son code paie.
• Total annuel : salaire annuel, son équivalent temps plein et la rémunération totale, pour les RH et pour chaque salarié dans « Ma rémunération ».

Certains connecteurs de la marketplace se relient désormais directement au compte de votre outil : un administrateur de l'outil autorise Gongin en un clic, sans mot de passe à recopier.

• Relier le compte : depuis l'installation du connecteur, puis test sans envoyer et activation.
• Alerte d'échec : un workflow peut vous prévenir quand un connecteur échoue ou doit être reconnecté (déclencheur « Connecteur en échec »).
• Messagerie : avec Slack ou Teams relié, chacun peut recevoir ses notifications Gongin dans la messagerie de l'entreprise (choix dans Notifications).

Le connecteur Annuaire Microsoft 365 crée le compte des nouveaux arrivants, tient à jour le poste, le service et le manager, et bloque la connexion au départ. Chaque passage peut d'abord être simulé.

Le connecteur Annuaire Google Workspace crée le compte des nouveaux arrivants, tient à jour le poste, le service et le manager, et suspend le compte au départ. Chaque passage peut d'abord être simulé.

Avec le connecteur Slack, vos notifications Gongin (tâche reçue, demande à valider, alerte) arrivent aussi en message direct dans Slack, avec le lien vers Gongin. Le contenu des dossiers reste dans Gongin.

Avec le connecteur Microsoft Teams, vos notifications Gongin arrivent aussi dans le flux d'activité de Teams, avec le lien vers Gongin. Le contenu des dossiers reste dans Gongin.

• Dates plus calmes : quand plusieurs collègues de votre équipe sont déjà absents sur les dates choisies, la demande d'absence vous propose d'autres dates proches ; un clic les reprend.
• Alerte d'absentéisme : un workflow peut prévenir quand le taux d'absentéisme d'une société dépasse nettement sa moyenne des douze derniers mois (Paramétrage, Workflows, déclencheur « Hausse anormale de l'absentéisme »).
• Deuxième validation déléguée : le titulaire de la deuxième étape peut confier la validation des absences pendant ses congés, depuis Mes délégations.

Deux agents des congés, à activer dans Paramétrage, Agents :

• Contrôle avant clôture : avant la fin de la période, il propose de relancer les demandes restées en attente, les justificatifs d'arrêt manquants et signale les soldes négatifs ;
• Planification des congés : il propose de rappeler aux salariés les congés qui leur restent et d'alerter un manager quand une grande part de son équipe sera absente le même jour.

Chaque relance est une proposition dans À valider : rien n'est envoyé sans votre accord. L'assistant prépare aussi une demande d'absence à partir d'une phrase (« je prends le vendredi 14 ») : vous la vérifiez et l'envoyez depuis Mes absences.

Un type d'absence peut maintenant demander deux validations : le manager d'abord, puis le titulaire d'une responsabilité de l'unité du salarié (le Référent RH par exemple), à choisir dans Paramétrage des congés.

• La demande reste « À valider » jusqu'à la deuxième validation ; le salarié est prévenu de chaque étape ;
• une même personne ne valide jamais deux fois ; une saisie ou une validation par les RH reste en une étape.

Dans Paramétrage des congés, une règle donne à une population (cadres, un établissement, une ancienneté…) son propre droit annuel, son autorisation de solde négatif, ses jours de forfait et ses dotations de RTT. Les autres salariés suivent les règles de l'entreprise.

• Le salarié suit la première règle active, dans l'ordre, dont il est membre ;
• un champ vide reprend la valeur de l'entreprise.

Quand un salarié n'a pas pu prendre ses congés à cause d'un arrêt maladie ou d'un accident :

• à la clôture de la période, les jours acquis pendant l'arrêt, ou tout le reliquat s'il était en arrêt à la fin de la période, sont reportés quel que soit le report maximal de votre accord ;
• dans le mois qui suit sa reprise, Gongin l'informe de ses soldes et de la date limite des jours reportés (15 mois), information datée et conservée ;
• à l'échéance, les jours reportés non pris sont perdus, avec un mouvement visible dans ses soldes.

Pour les RH et la direction :

• Taux d'absentéisme : jours d'absence (arrêt maladie, accident du travail, enfant malade, réglable par type dans Paramétrage des congés) rapportés aux jours ouvrés théoriques, par société, unité, type de contrat, ancienneté ou type d'absence ;
• durée moyenne des arrêts, absences de courte durée et solde moyen de congés payés non pris ;
• dans le tableau de bord RH, l'exploration des indicateurs, l'analyste IA et l'API, toujours sur votre périmètre ; les groupes de moins de 10 personnes sont masqués.

Avec l'entrepôt de reporting, le jeu de données « Absences » peut être publié pour Power BI : l'absentéisme y est agrégé par mois et par unité, jamais rattaché à une personne.

Pour les managers et les RH :

• Validation en lot : dans Absences à valider, cochez plusieurs demandes puis « Valider la sélection » ; chacune est validée comme à l'unité et les demandes qui ne peuvent pas l'être sont signalées ;
• Délégation : pendant vos congés, confiez la validation des absences de votre équipe depuis Mes délégations ; vos décisions prises par le délégataire restent tracées « pour le compte de » ;
• Assistant : demandez-lui « combien de jours de congés me reste-t-il ? » ou, en manager, « qui est absent dans mon équipe la semaine prochaine ? ».

Un justificatif d'absence (arrêt de travail, acte d'état civil) se dépose maintenant directement sur l'absence, par le salarié ou par les RH. Il est rangé dans les documents du salarié, dans la catégorie choisie dans les règles des congés : seules les personnes qui ont accès à cette catégorie peuvent le lire.

• Les absences dont le type exige un justificatif affichent Justificatif attendu tant qu'il n'est pas déposé.

Pour les RH :

• Fermetures d'entreprise : un pont ou une fermeture estivale ajouté d'un coup aux absences de tous les salariés présents, ou d'une population ; les salariés déjà absents ou sans solde suffisant sont signalés, et une fermeture s'annule en rendant les jours ;
• RTT et forfait jours : une dotation annuelle par type (nombre fixe de jours au prorata de l'entrée, ou jours de repos du forfait jours calculés chaque année selon le calendrier) ;
• jours de fractionnement : calculés depuis Clôture des congés pour les congés pris hors du 1er mai - 31 octobre, sauf renonciation par accord.

Pour les managers et les RH :

• Planning d'équipe : les absences validées et en attente de votre périmètre, mois par mois, par demi-journée, avec les week-ends et les jours fériés de chaque site ; un arrêt s'affiche « Absence », jamais son motif ;
• alertes et workflows : prévenez qui vous voulez quand une absence est demandée, validée, refusée ou annulée (Paramétrage > Workflows, ou Mes alertes).

Le module Congés va plus loin :

• acquisition pendant les absences : un arrêt maladie acquiert 2 jours ouvrables par mois (24 au plus par période), un accident du travail compte comme du travail, un congé sans solde suspend l'acquisition ; l'effet de chaque type se règle dans Paramétrage des congés ;
• Clôture des congés : à la fin d'une période, simulez puis clôturez ; le reliquat est reporté selon votre accord ou perdu, les jours acquis pendant un arrêt maladie sont toujours reportés ;
• les absences validées partent en paie : la clôture du mois de paie produit un fichier « Absences » avec le code paie de chaque type, et les régularisations des mois déjà clôturés.

Les congés et absences se gèrent maintenant dans Gongin :

• Mes absences : vos soldes (acquis l'an dernier, en cours d'acquisition), une demande en quelques clics avec le nombre de jours décomptés et le solde après la demande, l'historique ;
• Absences à valider, pour les managers : les demandes de l'équipe, à valider ou refuser avec un motif ;
• Gestion des absences, pour les RH : saisie d'un arrêt ou d'une absence sans circuit, reprise et ajustement motivé des soldes ;
• le décompte suit le contrat (temps partiel) et les jours fériés du site, Alsace-Moselle et outre-mer compris.

Dans BDESE > Périmètres, choisissez les rôles préparateurs d'une société ou d'une UES : les RH d'une filiale préparent sa BDESE sans voir celle des autres sociétés.

• sans préparateur choisi, toutes les personnes qui préparent la BDESE s'en occupent, comme avant ;
• à chaque publication, les élus lecteurs du périmètre reçoivent une notification avec le lien de la nouvelle version.

Dans BDESE, chaque BDESE appartient à un périmètre : une société, ou une UES qui regroupe plusieurs sociétés autour d'un même CSE.

• chaque périmètre a son modèle selon son effectif : une petite et une grande société d'un groupe ont chacune la leur ;
• pour une UES, les chiffres portent sur toutes ses sociétés ;
• seuls les rôles lecteurs choisis pour un périmètre voient ses versions publiées.

Le menu BDESE prépare la base de données économiques, sociales et environnementales de chaque société, selon le modèle de moins de 300 ou de 300 salariés et plus.

• les effectifs, embauches, départs et la répartition femmes-hommes sont calculés par Gongin sur trois ans ;
• les autres rubriques se saisissent dans des tableaux et des textes, et s'adaptent à votre accord d'entreprise ;
• chaque publication est une version datée que les élus du CSE consultent et téléchargent.

Dans Analyse, le bouton Rapport Emploi présente sur trois ans la rubrique emploi du bilan social et de la BDESE : effectifs au 31 décembre par contrat, sexe, âge et ancienneté, embauches, départs par motif et taux de rotation.

• pour toute l'organisation ou une seule société ;
• téléchargeable en Excel ou en PDF ;
• chiffres exacts, aux mêmes définitions que l'analyse, réservés aux personnes qui préparent ces documents.

Dans Analyse, chaque tableau de bord se télécharge en Excel ou en PDF, et peut vous être envoyé chaque semaine ou chaque mois.

• les chiffres sont calculés avec vos droits, comme à l'écran ;
• vous recevez une notification avec un lien vers le fichier, gardé 7 jours ;
• le bouton Plein écran présente le tableau en réunion.

Dans Paramétrage > Prompts de l'IA, l'administrateur peut réécrire les consignes que Gongin donne à l'IA pour votre entreprise : ton, forme des réponses, points d'attention.

• les garde-fous de Gongin restent toujours appliqués ;
• un bouton Revenir au prompt Gongin restaure le texte d'origine ;
• quand Gongin améliore un prompt, vous choisissez entre votre version et la nouvelle.

Dans l'assistant Gongin, le cadre Ce que l'assistant retient garde vos préférences : réponses plus courtes, vouvoiement, sujets qui vous concernent.

• vous les ajoutez et les supprimez vous-même ;
• elles règlent la forme des réponses, jamais vos droits ;
• aucune donnée personnelle ni aucun nom n'y est accepté.

Un nouvel écran Paramétrage > Coups de pouce montre ce que l'IA de Gongin a fait pour vous :

• les coups de pouce utilisés ce mois-ci, l'inclus, le report et la réserve ;
• la répartition par type d'action et par module, jamais par personne ;
• le tableau « Comment c'est compté ».

Quand l'inclus du mois ne suffit plus, une recharge de 500 coups de pouce, valable 12 mois, se demande depuis le même écran.

Votre entrepôt de reporting se lit maintenant aussi par un flux OData :

• une adresse à coller dans Power BI (Flux OData) ou Excel ;
• aucun compte de base de données ni adresse IP à autoriser : l'identifiant et le secret d'une application de l'API suffisent ;
• les mêmes tables, selon vos choix de publication (variante pseudonymisée par défaut) ;
• un modèle Power BI prêt à l'emploi : relations et indicateurs (effectif, entrées, sorties, taux de rotation) déjà construits.

L'adresse et la marche à suivre sont dans Paramétrage > Entrepôt de reporting.

Zapier, Make et Power Automate se branchent sur Gongin avec leurs modules standard, sans rien installer :

• un déclencheur par webhook reçoit les événements de Gongin (embauche, sortie, changement, tâche...) ;
• une requête HTTP lit les salariés ou agit dans Gongin.

Tout passe par une application que vous créez dans Accès > Applications et API, avec ses seuls droits. Chaque fiche de Paramétrage > Marketplace renvoie à une recette pas à pas.

Les nœuds Gongin pour n8n relient vos workflows à Gongin, sans développement :

• Gongin Trigger lance un workflow à chaque événement choisi (embauche, sortie, changement, tâche...) ;
• le nœud Gongin lit les salariés et les unités, crée et clôt des tâches.

Tout passe par une application que vous créez dans Accès > Applications et API, avec ses seuls droits : un salarié hors de son périmètre n’est ni lu ni envoyé. La marche à suivre est sur la fiche « n8n » de Paramétrage > Marketplace.

Deux connecteurs s’installent depuis Paramétrage > Marketplace :

• Fichier planifié (SFTP) : un export enregistré est déposé chaque heure, jour, semaine ou mois sur votre serveur SFTP, pour les outils qui échangent par fichier (logiciel de paie installé chez vous, par exemple) ;
• Fichier entrant (SFTP) : les fichiers CSV de salariés déposés par vos outils sur votre serveur sont importés, avec un rapport ligne par ligne, directement ou après validation par une personne.

Vous choisissez les droits du connecteur, jamais plus que les vôtres ; la clé du serveur est vérifiée à chaque connexion ; un test sans envoi précède l’activation et chaque échange est noté dans le journal du connecteur. Les droits Gérer les connecteurs et Journal des échanges sont à accorder dans les rôles.

Avec l’option People analytics, le menu Analyse réunit :

• des tableaux de bord prêts à l’emploi selon votre profil (vue d’ensemble, démographie, l’entreprise en chiffres) ;
• l’exploration d’un indicateur : période, comparaison avec la période précédente ou l’an dernier, ventilation par société, niveau d’organisation, type de contrat ou ancienneté, évolution mois par mois, export ;
• vos propres tableaux de bord, que vous pouvez partager : chacun les voit avec ses droits ;
• le catalogue des indicateurs, avec la définition de chacun.

Les chiffres respectent votre périmètre et masquent tout groupe de moins de cinq personnes. Les droits People analytics sont à accorder dans les rôles ; chaque salarié voit l’effectif et l’ancienneté de l’entreprise.

Dans Analyse > Analyste IA, posez votre question en français (« Comment évolue le taux de rotation depuis un an ? ») : Gongin répond par les chiffres, un graphique et une explication.

• La requête utilisée est affichée en clair et s’ouvre dans l’exploration.
• Les chiffres sont calculés par Gongin avec vos droits : l’IA ne voit jamais de donnée individuelle.
• L’analyste ne répond jamais sur une personne (départ, note, classement).

Une question compte 2 coups de pouce. Le droit Analyste IA est à accorder dans les rôles.

L’Assistant Gongin répond à chacun, avec ses droits :

• sur sa situation, ses tâches et ses documents ;
• sur les règles de l’entreprise, en citant les documents d’entreprise publiés (règlement intérieur, accords, livret d’accueil...) ;
• pour un manager, sur son équipe et ses échéances.

Sans réponse dans les documents, la question se transmet aux RH en un clic, qui la retrouvent dans Questions des salariés. Une question compte 1 coup de pouce.

Les agents surveillent vos processus et déposent leurs propositions dans À valider :

• Échéances contractuelles : rappel au manager avant une fin de période d’essai ou de CDD ;
• Documents salariés : certificat de travail préparé avant une sortie ;
• Réponses aux demandes : brouillon de réponse sourcé aux questions transmises aux RH.

Rien n’est envoyé ni créé avant votre validation : accepter, modifier puis accepter, ou refuser. Les agents se règlent dans Paramétrage > Agents. Le droit À valider est à accorder dans les rôles.

Un salarié qui quitte l’entreprise n’a plus accès à Gongin : son compte est désactivé le lendemain de sa date de sortie, et ses connexions en cours sont coupées.

• Dans Accès > Comptes, l’administrateur choisit entre la désactivation automatique (par défaut) et la désactivation par l’administrateur : dans ce cas, les administrateurs sont prévenus de chaque départ.
• Les boutons Désactiver et Réactiver permettent aussi de couper ou de rendre l’accès à un compte à tout moment.
• Une sortie annulée rend l’accès au compte désactivé par cette sortie.

Le droit Désactiver et réactiver les comptes est à accorder dans les rôles.

Avec l’option Entrepôt de reporting, Gongin tient une copie lisible de vos données RH, séparée de l’application et mise à jour toutes les heures :

• l’organisation à plat (une colonne par niveau de votre organisation), les sociétés, établissements, sites et postes ;
• les salariés, leurs contrats et affectations datés ;
• l’effectif jour par jour sur cinq ans et les mouvements (entrées, sorties, mutations).

Le numéro de sécurité sociale, les coordonnées, la rémunération et les données de santé n’y figurent jamais. L’état de l’alimentation et le dictionnaire des tables sont dans Paramétrage > Entrepôt de reporting. L’accès depuis Power BI arrive dans une prochaine version.

Depuis le dossier d’un salarié, le bouton Attestation produit un PDF prêt à signer :

• Attestation employeur : dates d’emploi, poste et nature du contrat.
• Certificat de travail à la sortie : dates d’entrée et de sortie, emplois occupés et mention de la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance.
• Attestation de salaire : salaire de base, pour qui voit la rémunération.

Le PDF peut être rangé directement dans les documents du salarié. Le signataire et le lieu se règlent par société dans Paramétrage > Attestations. Le droit Générer les attestations est à accorder dans les rôles.

Le règlement intérieur, les accords, la convention collective, le livret d’accueil, les politiques et les chartes se diffusent maintenant depuis Gongin :

• Les RH déposent le document dans Documents d’entreprise et choisissent à qui il s’adresse : tous les salariés ou certaines populations.
• Une prise de connaissance peut être demandée, avec un délai : chaque salarié concerné reçoit une tâche et confirme sa lecture en un clic.
• Le suivi montre qui a lu quelle version, et permet de relancer les retardataires.

Chaque salarié retrouve les documents qui le concernent dans Documents de l’entreprise. Les droits Documents d’entreprise sont à accorder dans les rôles.

Le Tableau de bord RH réunit les chiffres utiles du mois :

• Effectif, entrées et sorties du mois, taux de rotation sur douze mois, ancienneté moyenne, complétude des dossiers.
• Les échéances des trente prochains jours (fins de période d’essai, fins de CDD, sorties) et les demandes en attente.
• Des rapports par société, par niveau d’organisation ou par type de contrat : effectif, mouvements, pyramide des âges, ancienneté, répartition femmes-hommes, rotation.

Les chiffres respectent votre périmètre et masquent tout groupe de moins de cinq personnes. Le droit Tableau de bord RH est à accorder dans les rôles.

Le menu Variables de paie prépare chaque mois ce que le gestionnaire de paie reporte dans son logiciel :

• Saisissez les primes, heures et acomptes du mois dans un tableau, salarié par salarié.
• Les mouvements du mois (entrées, sorties, contrats, salaires, affectations) sont repris automatiquement de l’historique des dossiers, sans ressaisie.
• Les contrôles signalent ce qui manque avant la clôture ; une fois le mois clôturé, téléchargez les deux fichiers CSV et importez-les dans votre logiciel de paie.

Les variables, leur code dans le logiciel de paie et le format des fichiers se règlent dans Paramétrage > Variables de paie. Droits à demander à votre administrateur : consulter, saisir ou clôturer la paie.

Chaque salarié a désormais son coffre-fort documents :

• Les RH déposent contrats, avenants, bulletins de paie et attestations dans l’onglet Documents du dossier salarié, et choisissent qui les voit (le salarié, son manager).
• Chaque salarié retrouve les siens dans Mes documents, est prévenu à chaque nouveau document et peut y déposer ses justificatifs (RIB, pièce d’identité, diplôme).
• Les managers voient les documents que les RH leur ont ouverts.

Les catégories se règlent dans Paramétrage > Documents. Les fichiers sont chiffrés. Le coffre ne remplace pas la conservation légale des bulletins de paie, qui reste chez votre logiciel de paie.

L’Accueil devient votre espace :

• Mon espace : votre poste, votre unité, votre manager, vos tâches à faire, vos demandes en cours et vos collègues.
• Mon équipe, pour les managers : l’effectif de l’équipe et ses prochains événements (arrivées, départs, fins de période d’essai et de CDD). Le menu Mon équipe en donne la liste complète.

Dans Organisation, le bouton Organigramme affiche l’organisation à la date de votre choix :

• Par unité : les unités, leurs responsables et leurs effectifs, et, selon vos droits, les personnes de votre périmètre.
• Par manager : qui encadre qui, d’après l’affectation de chaque salarié.
• Dépliez un niveau, centrez la vue sur une unité ou une personne, cherchez par nom, puis exportez la vue en PDF.

Une date passée montre les affectations de cette date.

Le dossier salarié se tient désormais à jour directement dans Gongin :

• Dans Salariés, le bouton Embaucher crée la personne, son emploi, son premier contrat et sa première affectation en une seule fois.
• Sur la fiche d’un salarié, modifiez l’identité, le contrat en cours, ajoutez un nouveau contrat ou une nouvelle affectation datée (mutation, changement de poste ou de manager), enregistrez ou annulez une sortie.
• Une donnée que vous ne voyez pas (rémunération, identité) n’est jamais modifiée ni effacée par vos saisies, et personne ne modifie son propre dossier.

Droits à demander à votre administrateur : « Créer un salarié », « Modifier un dossier salarié », « Enregistrer une sortie ».

Dans Paramétrage > Marketplace, retrouvez les connecteurs qui relieront Gongin aux outils du marché : paie (Silae, PayFit), SIRH (Lucca, PeopleSpheres), annuaire (Microsoft 365, Google Workspace), messagerie (Teams, Slack), recrutement, signature, avantages, automatisation...

• Ils sont en préparation et affichés « Bientôt ».
• Ouvrez la fiche d’un outil pour voir ce qui circulerait, puis cliquez sur Ça m’intéresse : les connecteurs les plus demandés sont construits en premier.

Droit à demander à votre administrateur : « Consulter la marketplace et signaler l’intérêt de l’entreprise pour un connecteur ».

Gongin peut maintenant adapter ses réponses à votre entreprise. Dans Paramétrage > Contexte pour l’IA, cliquez sur Gongin, propose un contexte : à partir de vos réponses au questionnaire de démarrage et de votre structure, Gongin rédige un court texte qui décrit votre secteur, votre organisation, vos mots maison et le ton à employer.

• Relisez-le, corrigez-le, puis enregistrez-le : il ne sert qu’une fois enregistré.
• Il ne contient aucune donnée personnelle et accompagne chaque demande faite à l’IA de Gongin.
• La proposition utilise 3 coups de pouce de votre quota du mois.

Droit à demander à votre administrateur : « Rédiger et valider le contexte d’entreprise envoyé à l’IA ».

Un salarié ne trouve pas son entretien, un manager ne voit pas son équipe ? L’Administrateur peut désormais se connecter à sa place pour voir Gongin exactement comme lui, depuis Accès > Comptes, bouton Se connecter à sa place.

• Un motif et le code de votre application d’authentification sont demandés ; la connexion dure 60 minutes au plus.
• Un bandeau rappelle à qui vous êtes connecté et permet de revenir à votre compte.
• Ni export, ni NIR, ni données de santé ou bancaires, ni sécurité du compte, rôles ou délégations pendant la connexion.
• Chaque action faite à sa place est tracée dans le journal d’audit avec votre compte.

Enregistrez vos exports pour les relancer en un clic : ils sont recalculés à chaque fois, avec vos droits du moment.

• Ouvrez le menu Exports et créez un modèle : salariés à une date, contrats, affectations ou historique des changements.
• Choisissez les colonnes (champs standard, unité à chaque niveau, champs personnalisés), une population, des filtres, une date de référence, et le format CSV ou Excel.
• Le fichier est préparé en tâche de fond, puis téléchargeable par vous seul pendant 7 jours. Les colonnes que vous ne pouvez pas voir pour un salarié restent vides, et c'est signalé en tête du fichier.
• Partagez un modèle avec un collègue, un rôle ou une population : chacun le lance avec ses propres droits.

Demandez à votre administrateur le droit « Créer ses exports enregistrés ».

Avant une absence, déléguez vos validations à un collègue : il les fait à votre place, sur votre périmètre, pendant la période choisie.

• Créez la délégation dans le menu Mes délégations : collègue, actions (toutes ou une sélection), dates de début et de fin, et si besoin une partie seulement de votre périmètre.
• Votre collègue reçoit les étapes de validation qui vous reviennent ; elles restent visibles pour vous et le premier qui agit clôt la tâche.
• Chaque décision est tracée « par votre collègue pour votre compte ». À la fin de la période, les tâches non traitées lui sont retirées.
• Les administrateurs gèrent toutes les délégations dans Accès > Délégations.

Les workflows et vos alertes personnelles peuvent maintenant partir sur les demandes de mise à jour du dossier.

• Nouveaux déclencheurs : Demande envoyée, Demande en attente de validation, Demande renvoyée, Demande refusée, Demande appliquée au dossier.
• Campagne : réponse en retard prévient, une seule fois, quand un salarié n’a pas répondu à la date limite : par exemple lui et son manager.
• Chaque alerte peut être limitée à un ou plusieurs formulaires.

Les RH peuvent modifier un ou plusieurs champs pour toute une population en une seule opération : nouvelle unité après une réorganisation, nouvel intitulé de poste, champ personnalisé à renseigner pour tous.

• Créez le changement dans le menu Changements en masse : population, champs (30 au plus), date d’effet.
• Saisissez les valeurs dans le tableau, ou collez-les depuis un tableur. Les différences et les erreurs s’affichent avant l’envoi.
• Par défaut, une autre personne valide le changement. Il est ensuite appliqué en tâche de fond, avec un compte rendu par salarié.
• Un changement d’unité, d’emploi, d’intitulé ou de site crée une nouvelle affectation à la date d’effet : l’historique est conservé.

Les RH peuvent envoyer un formulaire à toute une population, une fois ou à intervalle régulier : « Vérifiez vos coordonnées et vos contacts d’urgence », chaque année en janvier.

• Créez la campagne dans le menu Campagnes : formulaire, population, date limite, relance, récurrence.
• Chaque salarié reçoit une tâche et retrouve le formulaire dans Mes demandes. S’il ne change rien, il l’envoie tel quel : c’est confirmé, sans validation.
• Les changements suivent le circuit du formulaire et ne sont écrits qu’à la dernière validation.
• Le suivi montre le taux de réponse, par unité et par salarié, sur votre périmètre.

Vous pouvez maintenant demander la mise à jour de votre dossier (coordonnées, adresse, contact d’urgence, informations propres à l’entreprise) depuis le menu Mes demandes.

• Choisissez un formulaire, remplissez-le, choisissez la date d’effet et envoyez : la demande suit le circuit prévu (votre manager, le référent RH...).
• Rien n’est modifié dans le dossier avant la dernière validation ; chaque étape peut renvoyer la demande pour correction ou la refuser, avec un commentaire.
• Les managers peuvent faire une demande pour un salarié de leur équipe ; les personnes qui valident reçoivent une tâche.
• Les formulaires se conçoivent dans Paramétrage > Formulaires.

Un workflow peut maintenant calculer une valeur et l’enregistrer dans le dossier, sans saisie : ancienneté en mois, date de fin d’un titre plus 30 jours, indicateur oui/non...

• Créez d’abord le champ dans Paramétrage > Organisation et listes, onglet Champs personnalisés, en cochant Enregistré par calcul.
• Dans Paramétrage > Workflows, choisissez l’action Calculer et enregistrer, le champ et la formule, puis le déclencheur : champ modifié, date atteinte ou passage régulier.
• Le bouton Recalculer maintenant rejoue le calcul pour tous les salariés concernés.
• Chaque valeur enregistrée apparaît dans l’historique du dossier, avec le workflow comme auteur.

Un workflow peut maintenant partir quand une date du dossier approche ou est passée : fin de contrat ou de période d’essai, date d’entrée, anniversaire, ou toute date d’un champ personnalisé.

• Dans Paramétrage > Workflows, choisissez le déclencheur Date atteinte (échéance), la date à surveiller et le décalage : par exemple 30 jours avant la fin du contrat.
• Cochez Chaque année pour les anniversaires (ancienneté, naissance).
• Une date d’un bloc répétable (titres de séjour, permis...) donne une alerte par élément.
• Gongin cherche les échéances chaque matin ; chacune ne part qu’une fois. Vous pouvez aussi créer ces alertes pour vous dans Mes alertes.

Gongin peut maintenant prévenir les bonnes personnes à chaque embauche, nouveau contrat, changement d’unité, modification d’un champ du dossier ou sortie, ou à intervalle régulier.

• Dans Paramétrage > Workflows, les administrateurs choisissent le déclencheur, les conditions (société, nature du contrat, motif de sortie, champ modifié, population) et les destinataires : le salarié, son manager, une responsabilité sur son unité, un tuteur, un compte ou une adresse e-mail.
• Un workflow peut aussi partir toutes les N heures, jours, semaines, mois ou années : un seul rappel à chaque passage, ou un envoi pour chaque salarié actif.
• Le message part en notification, en e-mail ou sous forme de tâche à faire. Le bouton Tester montre les destinataires et le message sans rien envoyer.
• Chacun peut aussi créer ses propres alertes dans Mes alertes, pour les salariés qu’il suit.

Si vous avez plusieurs rôles, Gongin ne mélange plus tout dans un seul menu : vos droits sont rangés par espace.

• Choisissez votre espace en haut du menu : Personnel pour vos propres informations, Manager pour votre équipe, Administration, ou un espace de votre entreprise (RH, Paie...).
• Le menu, l’accueil et les listes ne montrent que ce qui relève de l’espace choisi. Gongin se souvient de votre dernier choix.
• Vos notifications et vos tâches restent visibles dans tous les espaces.
• Les administrateurs rangent les rôles dans les espaces depuis Accès > Espaces.

Une cloche en haut de chaque page vous signale ce qui vous concerne : une tâche qui vous est confiée, une alerte, un rappel.

• Notifications : ouvrez-les depuis la cloche ; vous pouvez aussi les recevoir par e-mail (réglage sur la page Notifications).
• Mes tâches (menu) : ce que vous avez à faire, avec son échéance. Marquez une tâche comme faite en un clic.
• Les personnes autorisées peuvent attribuer une tâche à un collègue, liée si besoin au dossier d'un salarié.

Le menu Populations permet de définir une fois un ensemble de salariés (« Cadres de la région Ouest », « CDD de moins de 6 mois », « Alternants ») et de le réutiliser partout.

• Conditions sur la société, l’unité, le poste, le contrat, l’ancienneté, une responsabilité ou un champ personnalisé, combinables par groupes.
• Ajouts et retraits nominatifs, avec leur motif.
• La liste des membres est calculée à la date choisie et limitée à votre périmètre.

Désignez le tuteur d’un alternant, le parrain d’un nouvel arrivant ou le gestionnaire de carrière d’un salarié, avec ses dates, depuis le bloc Relations du dossier salarié.

• Les relations se paramètrent dans Paramétrage > Organisation et listes : libellé, nombre de titulaires, affichage sur le dossier.
• Un rôle d’accès peut porter le périmètre Personnes que je suis : un tuteur voit alors les alternants qu’il suit, et eux seuls.
• La relation se termine automatiquement à la sortie de l’une ou l’autre personne.

Dans Paramétrage > Organisation et listes, onglet Champs personnalisés, le type Calculé (formule) affiche un résultat calculé à partir d’autres informations du dossier : ancienneté en années, salaire mensuel, date de fin d’essai, etc.

• Le résultat est recalculé à chaque affichage et n’est jamais saisi.
• Un calcul qui utilise le salaire n’est visible que des personnes qui voient les salaires.
• Un champ nombre, montant, date ou oui/non peut aussi être Enregistré par calcul : sa valeur sera écrite par un workflow, et ne se saisit plus à la main.

Dans Paramétrage > Import des salariés, le bouton Télécharger le modèle donne désormais un fichier avec une colonne pour chacun de vos champs personnalisés qui se remplissent dans un tableur (texte, nombre, montant, date, oui ou non, liste de valeurs).

• L’écran d’import liste ces colonnes avec le format attendu et, pour une liste, les codes des valeurs.
• Les blocs, fichiers, adresses et références à un salarié ou une unité se saisissent toujours dans le dossier salarié.

Plutôt que de tout régler écran par écran, répondez à une dizaine de questions sur votre entreprise : Gongin en déduit votre paramétrage.

• Dans la préproduction, ouvrez Paramétrage > Démarrage : société (recherchée par SIREN), secteur, conventions collectives, organisation, vocabulaire, qui valide les congés, équipe RH, qui voit les salaires, données utiles.
• Le récapitulatif montre ce qui sera créé ou modifié, et la question qui l’a produit. Rien n’est jamais supprimé.
• Testez dans la préproduction, puis copiez le paramétrage en production depuis Paramétrage > Préproduction.
• Vous pouvez revenir sur une réponse et appliquer de nouveau : seul ce qui change est créé ou modifié.

Quand vous saisissez une adresse, Gongin propose les adresses de la Base Adresse Nationale (service public) dès les premières lettres.

• Choisissez une proposition : la voie, le code postal, la ville et le code INSEE de la commune se remplissent.
• Cela marche pour l’adresse d’un salarié, d’un site, d’une société et d’un établissement, et pour le nouveau type de champ personnalisé Adresse (aussi dans un bloc).
• Une adresse introuvable ou à l’étranger se saisit toujours à la main.
• Seul le texte tapé est envoyé à la Base Adresse Nationale, sans être conservé. Un administrateur peut couper la complétion dans Paramétrage > Services externes.

Préparez et testez votre paramétrage en préproduction, puis appliquez-le à la production en une seule opération.

• Ouvrez Paramétrage > Préproduction et cliquez sur Comparer : Gongin liste ce qui sera créé, modifié ou laissé tel quel, et ce qui ne peut pas être copié.
• Sont copiés : niveaux d’organisation, responsabilités, listes de valeurs, champs personnalisés, postes, conventions collectives et classifications, rôles d’accès et vocabulaire. Jamais les salariés, les sociétés, les sites, les unités ni les comptes.
• Rien n’est jamais supprimé, et la copie se fait en une fois : tout ou rien.
• Depuis la préproduction, vous pouvez à l’inverse repartir du paramétrage de la production.

Les administrateurs y ont accès d’office ; pour un autre rôle, accordez le droit « Copier le paramétrage depuis la préproduction ou la production ».

Gongin parle désormais comme votre entreprise : vous choisissez le nom des entités affiché dans les menus, les écrans et le guide.

• Appelez vos sites « Bureaux » ou « Agences », vos salariés « Collaborateurs », vos unités « Business units »...
• Ouvrez Paramétrage > Vocabulaire, saisissez le singulier, le pluriel et le genre : l’aperçu montre aussitôt « Nouvelle agence », « l’agence », « Aucune agence ».
• Les niveaux d’organisation se nomment toujours dans Paramétrage > Organisation et listes.

Les administrateurs y ont accès d’office ; pour un autre rôle, accordez le droit « Renommer les entités (vocabulaire de l’entreprise) ».

Votre espace a désormais une préproduction : un espace à part pour préparer et tester votre paramétrage sans rien changer à la production.

• Ouvrez-la depuis Paramétrage > Préproduction, bouton Ouvrir la préproduction, sans ressaisir votre mot de passe.
• Elle a les mêmes modules que la production. Les données de vos salariés n’y sont jamais copiées : testez avec des données fictives.
• Un bandeau « Préproduction » en haut de chaque page vous rappelle où vous êtes.

Les administrateurs y ont accès d’office ; pour un autre rôle, accordez le droit « Ouvrir la préproduction depuis la production ».

Le développeur ou le prestataire qui branche un logiciel sur Gongin trouve tout ce qu’il lui faut sur le portail public de l’API, sans compte.

• Des guides pas à pas : connexion, lecture, synchronisation, écritures, webhooks.
• La référence de chaque ressource, avec ses champs, ses droits et un exemple.
• Le journal des changements de l’API.

Ouvrez-le depuis Accès > Applications et API, bouton Documentation pour les développeurs.

Dans le dossier d’un salarié (Salariés, puis son nom), le bouton Modifier des cartes Informations complémentaires, Emploi, Contrat et Affectation permet de renseigner vos champs personnalisés, blocs compris.

• Vous modifiez les champs que vous voyez : un champ sensible exige l’accès à sa catégorie de données.
• Chaque salarié peut renseigner lui-même, dans Mon dossier, les champs que l’entreprise lui a ouverts.
• Vos applications connectées peuvent aussi les écrire par l’API.

Dans Paramétrage > Champs personnalisés, vos champs gagnent de nouvelles possibilités :

• Blocs : plusieurs sous-champs regroupés, répétables si besoin (enfants, contacts d’urgence, titres de séjour, diplômes).
• Formats contrôlés : e-mail, téléphone, IBAN, BIC, numéro de sécurité sociale, code postal, SIRET.
• Bornes : minimum, maximum, dates au plus tôt et au plus tard.
• Conditions : un champ s’affiche ou devient obligatoire selon la valeur d’un autre ; une liste peut proposer ses valeurs selon un autre champ, ou avoir des sous-valeurs.
• Catégorie de données : un champ sensible suit les droits de sa catégorie (rémunération, identité...).

Une application de votre entreprise (outil interne, application mobile, tableau de bord) peut maintenant travailler en votre nom, après votre accord.

• Gongin vous montre ce que l’application demande avant que vous acceptiez.
• Elle ne voit jamais plus que ce que vous voyez vous-même, et jamais vos données de santé.
• Dans Sécurité du compte > Applications autorisées, vous retirez un accès à tout moment.

Votre administrateur choisit, dans Accès > Applications et API, quelles applications peuvent vous le demander.

Dans Accès > Applications et API, vous déclarez les logiciels qui échangent des données avec Gongin (paie, outils internes, tableaux de bord).

• Chaque application reçoit un identifiant et un secret, affiché une seule fois.
• Vous choisissez ce qu’elle peut lire ou modifier, sur quelles personnes et jusqu’à quelles données sensibles, comme pour un rôle.
• Les webhooks la préviennent dès qu’un salarié, une unité ou une société change, sans jamais envoyer de donnée personnelle.
• L’onglet Utilisation montre ses appels des 30 derniers jours.

Ces écrans sont réservés aux comptes qui ont le droit de gérer les applications de l’API.

Dans Accès, puis Accès support, vous décidez si l’équipe support de Gongin peut accéder à vos données pour vous aider : pour combien de temps, pourquoi, et si elle peut seulement consulter ou aussi modifier.

• Vous pouvez retirer l’autorisation à tout moment : la session en cours s’arrête aussitôt.
• Chaque session est listée avec la personne de Gongin, le motif et tout ce qu’elle a consulté ou modifié.
• En cas d’incident grave, Gongin peut ouvrir un accès d’urgence en consultation seule, limité à 4 heures : vous en êtes prévenu immédiatement.

Le menu Paramétrage > Organisation et listes adapte Gongin à votre entreprise, sans demande au support.

• Niveaux et responsabilités : nommez les niveaux de votre organisation (Direction, Agence, Équipe...) et les responsabilités confiées sur les unités, avec ce qu’elles permettent (périmètre, validation des absences, management).
• Listes de valeurs : ajoutez, renommez, ordonnez ou désactivez les valeurs proposées (types de contrat, motifs de sortie...).
• Champs personnalisés : ajoutez aux fiches les informations propres à votre entreprise, visibles ou non du salarié.

Le menu Paramétrage > Import des salariés crée ou met à jour vos salariés, leurs contrats et leurs affectations à partir d’un fichier CSV.

• Téléchargez le modèle et remplissez une ligne par salarié.
• Lancez d’abord une simulation : le rapport signale chaque erreur, ligne par ligne, sans rien enregistrer.
• Relancez sans simulation une fois le fichier corrigé. Les 20 derniers imports restent consultables.

Le menu Accès permet de construire les rôles de votre organisation et de les attribuer.

• Rôles : créez un rôle vide ou à partir d’un modèle (RH, Paie, Direction...), puis choisissez ses fonctionnalités, les personnes sur lesquelles il s’applique et les données sensibles auxquelles il donne accès. Chaque modification est historisée et peut être annulée.
• Comptes : voyez et gérez les rôles de chaque compte.
• Revue des accès : vérifiez qui accède aux données sensibles.

Dans Structure juridique, le bouton Importer depuis Pappers retrouve une société à partir de son SIREN.

• Vous voyez d’abord ce que Pappers connaît : forme juridique, code NAF, siège, établissements et conventions collectives.
• À l’import, la société est créée avec ses établissements ouverts et ses conventions, ou actualisée si elle existe déjà.
• Rien n’est supprimé : un établissement fermé chez Pappers est fermé à sa date.
• 50 recherches sont incluses chaque mois ; le compteur s’affiche dans la fenêtre.

Le menu Structure juridique réunit le cadre fixe de vos contrats : sociétés et établissements, conventions collectives et classifications, sites et postes.

• SIREN et SIRET sont contrôlés à la saisie.
• Chaque classification porte son statut et ses minima annuels.
• Selon vos droits, vous pouvez ajouter ou modifier chaque rubrique.

Le menu Organisation présente l’arbre de vos unités, avec l’effectif de chacune et de ses sous-unités.

• Chaque unité affiche ses responsables, son établissement, son site et ses sous-unités.
• Selon vos droits, vous pouvez créer, renommer, déplacer ou fermer une unité, et désigner ses responsables.

Le menu Salariés liste les salariés de votre périmètre, avec une recherche par nom ou matricule et des filtres par statut, société et unité.

• Cliquez sur un nom pour ouvrir son dossier : emploi, contrat, affectation, historique.
• Les données personnelles et la rémunération ne s’affichent que si votre rôle vous y donne accès.
• Chaque salarié retrouve ses propres informations dans Mon dossier.

Gongin s’ouvre avec son accueil, son guide d’utilisation intégré et la gestion de la sécurité de votre compte.

• Le menu de gauche ne montre que les écrans que vos droits vous ouvrent.
• Le bouton en forme de point d’interrogation, en haut à droite, ouvre l’aide de l’écran.
• Le menu de votre compte, en bas à gauche, donne accès à la double authentification, aux nouveautés et au mode sombre.