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Socle RH

Inclus dans le socle

Le dossier de chaque salarié, juste et à jour

Le socle est la base de Gongin : votre organisation, le dossier de chaque salarié, ses contrats, ses documents, l'export de la paie et le pilotage. Tous les autres modules s'appuient dessus. Il est inclus dans chaque abonnement.

Demander une démo Voir les tarifs

Une seule saisie

Une embauche, un changement de poste ou une augmentation se saisit une fois. Les congés, les entretiens, la paie et les documents lisent la même information.

Daté, jamais écrasé

Chaque changement a une date d'effet. On prépare une mutation au 1er janvier, et on retrouve la situation de n'importe qui à n'importe quelle date.

Chacun voit ce qu'il doit voir

Un manager voit son équipe, un salarié son dossier, les RH leur périmètre. Salaires, NIR et données sensibles ne s'affichent qu'aux rôles qui y ont droit.

Comment ça marche

De la mise en place au quotidien

Les étapes, et qui s'en occupe.

Décrire l'organisation

Sociétés importées depuis leur SIREN, établissements, sites, unités, conventions collectives. Le questionnaire de démarrage propose le modèle de votre secteur.

RH · une fois

Importer les salariés

Un tableur suffit. Gongin simule l'import, montre chaque ligne en erreur, puis crée dossiers, contrats et affectations.

RH · une fois

Vivre au quotidien

Embauches, changements, sorties : saisis à l'écran ou par formulaire, validés si besoin, historisés automatiquement.

RH et managers

Alimenter la paie

Chaque mois, les variables saisies et les mouvements détectés sont contrôlés, puis figés en fichiers pour votre logiciel de paie.

Gestionnaire de paie

Dossier salarié

Tout sur une personne, sur une seule page

Le dossier réunit l'emploi, le contrat en vigueur, l'affectation, l'identité et vos propres champs. Un bandeau résume la situation, l'onglet Historique raconte tout ce qui a changé.

ExempleLéa est passée de Transport à Logistique le 1er septembre 2025, et cadre au forfait jours en 2023. L'historique l'affiche ligne par ligne, avec l'ancienne et la nouvelle valeur et l'origine du changement : « Campagne de révision 2026 ».

Embauche guidée : dossier, contrat et affectation en une fois
Changements datés, préparés à l'avance
NIR révélé à la demande, chaque révélation tracée
Le salarié propose ses mises à jour, les RH valident

SituationLe bandeau résume la situation à la date de référence : société, poste, manager, site.
HistoriqueChaque changement, propriété par propriété, avec sa date d'effet et son origine.
Vos champsVos champs personnalisés (ici les habilitations) à côté des champs standard.
ContratLe contrat en vigueur : type, temps de travail, classification, salaire selon vos droits.

Annuaire

Retrouver n'importe qui en deux secondes

L'annuaire liste les salariés de votre périmètre, filtrés et triés par le serveur, même à plusieurs milliers. On y embauche et on y exporte.

ExempleLa responsable de l'entrepôt de Nantes ne voit que ses 47 salariés ; la DRH voit les 248. Même écran, mêmes filtres, des droits différents.

Filtres par statut, société et unité
Export tracé dans le journal d'audit
Mêmes droits à l'écran, dans l'export et dans l'API

RecherchePar nom, prénom ou matricule, sur tout votre périmètre.
EmbaucherL'embauche guidée crée le dossier, le contrat et l'affectation en une fois.
ExporterL'export de la liste filtrée est tracé dans le journal d'audit.
Actifs, à venir, sortisChaque salarié est évalué à sa date : un futur embauché apparaît « À venir ».

Organisation

Un organigramme juste, à n'importe quelle date

Les unités, leurs responsables et leurs effectifs, par unité ou par manager. Les responsabilités posées sur les unités (responsable, référent RH, gestionnaire paie) servent aussi aux circuits de validation.

ExempleUne réorganisation au 1er janvier ? Les nouvelles affectations sont saisies en novembre avec leur date d'effet. L'organigramme du 31 décembre et celui du 1er janvier s'affichent tous les deux, justes.

Niveaux d'organisation libres, votre vocabulaire
Export PDF selon vos droits
Responsables datés, remplacements prévus à l'avance

Centrer iciOn zoome sur une branche de l'organisation.
Par unité ou par managerDeux lectures de la même organisation, à n'importe quelle date.
Export PDFL'organigramme s'exporte, avec ou sans les personnes selon vos droits.
ResponsabilitésResponsable, référent RH, gestionnaire paie : ce sont elles qui reçoivent les validations.

Variables de paie

La paie alimentée, sans ressaisie

Gongin ne fait pas la paie : il la prépare. Les variables du mois se saisissent par salarié ; entrées, sorties et changements de contrat sont détectés dans les dossiers ; tout est contrôlé puis figé.

ExempleFin novembre, la gestionnaire de paie voit 92 % des saisies reçues, un contrôle sur une prime sans commentaire et 38 mouvements détectés. Elle clôture : les fichiers sont figés, téléchargeables, et une réouverture devra être motivée.

Variables avec leur code paie
Mouvements calculés depuis l'historique, avec régularisations
Clôture figée et chiffrée

Saisie du moisPaniers, heures de nuit, primes : vos variables, avec leur code paie.
Contrôles et clôtureLes contrôles passent avant la clôture, puis les fichiers sont figés pour la paie.
Mouvements détectésEntrées, sorties et changements du mois sont repérés dans les dossiers.

Pilotage

Les chiffres clés, toujours à jour

Effectif, entrées, turnover, ancienneté, absentéisme : calculés au jour, dans votre périmètre, avec les échéances des 30 prochains jours.

ExempleLe lundi matin, la direction ouvre le tableau de bord : 248 salariés, 41 entrées sur 12 mois, 5 fins de CDD dans le mois. Chaque chiffre a la même définition partout, de l'écran à Power BI.

Une seule formule par indicateur
Aucun groupe de moins de 5 personnes affiché
BDESE et bilan social calculés au même endroit

Chiffres clésEffectif, entrées, turnover, ancienneté, absentéisme : au jour, dans votre périmètre.
ÉchéancesCe qui arrive dans les 30 prochains jours, avec la liste des salariés concernés.
En attenteVos tâches et les demandes qui attendent votre décision.
RapportsChaque indicateur se ventile par unité, société ou contrat. Un groupe de moins de 5 personnes n'est jamais affiché.

Qui fait quoi

Chacun son rôle

Les droits se règlent par rôle ; voici l'usage habituel.

Le salarié	Consulte son dossier, propose ses mises à jour (adresse, coordonnées), télécharge ses documents et attestations.
Le manager	Voit son équipe et ses échéances : arrivées, fins d'essai, fins de CDD, départs.
Les RH	Embauchent, modifient, valident les demandes, exportent et clôturent la paie, dans leur périmètre.
Gongin	Historise chaque changement, applique les droits, détecte les mouvements de paie, prévient avant chaque échéance.

Les agents du module

Ils préparent, vous validez

Chaque proposition arrive dans la file « À valider » de la personne qui a le droit de la décider, et s'exécute avec ses droits.

Règles fixes

Échéances contractuelles

Chaque jour, propose de rappeler au manager les fins de période d'essai et de CDD à venir.

Socle RH · Risque minimal : règles fixes sur les dates du contrat, sans IA.

Règles fixes

Documents salariés

Chaque jour, propose de préparer le certificat de travail des salariés qui sortent.

Socle RH · Risque minimal : document au texte fixe, sans IA.

Avec IA

Réponses aux demandes

À chaque question transmise aux RH depuis l'assistant, prépare un brouillon de réponse à partir des documents de l'entreprise, avec ses sources.

Socle RH · Risque limité (AI Act, art. 50) : texte marqué « proposé par Gongin », question pseudonymisée.

Conformité couverte

Ce que le module suit pour vous, avec des règles testées.

Historique append-only
Journal d'audit
BDESE
Attestations au texte fixe
Droit d'accès RGPD
Registre des documents

Questions fréquentes

Peut-on reprendre nos données existantes ?

Oui : import des salariés depuis un tableur, avec simulation complète avant écriture et un rapport ligne par ligne. Les sociétés s'importent depuis le registre officiel.

Gongin remplace-t-il notre logiciel de paie ?

Non. Il prépare les variables et les mouvements du mois dans une clôture figée, que votre paie reprend sans ressaisie.

Peut-on ajouter nos propres champs ?

Oui, sans développement : texte, date, liste, adresse, formule, blocs répétables, avec des conditions d'affichage et d'obligation.